Die Woche aufbauen

Unter Dienstpläne planst du, wer wann arbeitet.

Das Raster lesen#

• Woche oder Tag. Wechsle zwischen Woche und Tag. Der Standortwechsler in der oberen Leiste beschränkt das Raster auf einen Standort.
• Zeilen. Die Woche zeigt eine Zeile für jede Person, die darin einen Dienst hat. Wenn du Dienste hinzufügen darfst, stehen alle anderen unten unter Diese Woche nicht eingeteilt.
• Ansicht. Du planst in der Ansicht Mitarbeitende. Bereiche und, bei zwei oder mehr Standorten, Standorte gruppieren dieselbe Woche zum Lesen.
• Abdeckung. Die ersten Zeilen zählen Personal, Stunden und Benötigt pro Tag, ohne Entwürfe und abgesagte Dienste.
• Verfügbarkeit. Verfügbarkeit an färbt jede Zelle mit dem, was die Person angegeben hat. Ein Chip in einer Zelle markiert eine genehmigte Abwesenheit.

Einen Dienst hinzufügen#

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   Wähle, was neue Dienste werden

   In der Ansicht Woche hat die Symbolleiste einen Schalter: Veröffentlicht oder Entwurf. Ein veröffentlichter Dienst gilt sofort, und die Person wird informiert. Ein Entwurf bleibt vor ihr verborgen, bis du veröffentlichst.

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   Öffne das Formular

   Wähle Dienstplan hinzufügen (im Entwurfsmodus heißt der Button Entwurf hinzufügen). Oder wähle einen leeren Tag in der Zeile einer Person, in der Ansicht Tag eine Stunde.

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   Lege die Zeit fest, dann den Ort, dann die Person

   Gib die Daten und Uhrzeiten ein, wähle dann Standort und dann Mitarbeiter. Die Liste der Personen ist in Verfügbar und Nicht verfügbar geteilt, mit dem Grund neben jedem Namen. Als Manager stehst du selbst nicht in der Liste.

   

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   Ergänze die Details und speichere

   Rolle (der Bereich des Dienstes, siehe Bereiche), Pausenminuten und Notizen sind optional. Bei einem neuen Dienst wird die Pause mit der Standardpause des Standorts vorausgefüllt, wenn eine gespeichert ist. Solange Pausenzeit bei kurzen Diensten nicht abziehen unter Einstellungen, Dienstplanung an ist, ist das Pausenfeld für einen Dienst gesperrt, der kürzer ist als Mindeststunden für Pausenabzug dort. Wähle Speichern (im Entwurfsmodus Entwurf hinzufügen).

Was beim Speichern geprüft wird#

• Zeit. Ein Dienst muss nach seinem Beginn enden und kann höchstens 24 Stunden lang sein. Er darf über Mitternacht laufen. Niemand kann einen Dienst an einem Tag vor heute hinzufügen.
• Standort. Eine Person kann nur an einem Standort eingeplant werden, dem sie zugewiesen ist.
• Doppelbelegung. Ein Dienst, der sich mit einem anderen Dienst derselben Person überschneidet, wird abgelehnt, Entwürfe eingeschlossen. Ein Dienst darf genau dann beginnen, wenn ein anderer endet.
• Genehmigte Abwesenheit. Solange das Modul Urlaubsverwaltung an ist, wirst du gefragt, ob du die Person trotzdem einplanen willst. Ein genehmigter Tag Zeitausgleich löst dieselbe Frage aus, auch wenn das Modul aus ist.
• Monatsstunden. Dieselbe Frage kommt, wenn der Dienst jemanden über die Monatsstunden seiner Beschäftigungsart hebt.
• Angegebene Verfügbarkeit. Solange das Modul Verfügbarkeit an ist, erscheint bei einer Person, die angegeben hat, dass sie dann nicht arbeiten kann, das Feld Grund für die Einplanung trotzdem. Bei Starter warnt das nur, und der Dienst wird gespeichert. Bei Pro kann der Dienst abgelehnt werden, bis du einen Grund eintippst, der im Audit-Protokoll gespeichert wird.

Die Ruhezeit zwischen Diensten und Tage in Folge werden bei einem von Hand hinzugefügten Dienst nicht geprüft. Das sind Regeln von Die Woche automatisch planen.

Verschieben, bearbeiten oder absagen#

• Verschieben. Ziehe eine Karte an ihrem Griff auf einen anderen Tag oder zu einer anderen Person. Als Manager kannst du keinen Dienst auf dich selbst verschieben, und nur ein Admin kann einen Dienst auf einen vergangenen Tag verschieben. Wenn eine Verschiebung abgelehnt wird, weil die Person angegeben hat, dass sie dann nicht arbeiten kann, öffne den Dienst und ändere ihn im Formular. Dort kannst du den Grund eintippen.
• Bearbeiten. Wähle in der Wochenansicht eine Karte, um sie zu öffnen. Wenn du einen veröffentlichten Dienst änderst, wird die Person nur informiert, wenn sich Beginn, Ende, Person, Standort oder Status wirklich geändert haben. Ein Dienst an einem vergangenen Tag ist ausgegraut und lässt sich nicht ziehen, aber weiterhin öffnen. Nur ein Admin kann seinen Beginn auf eine andere Zeit an einem vergangenen Tag ändern.
• Einen Entwurf entfernen. Öffne ihn und wähle Entwurf verwerfen.
• Einen veröffentlichten Dienst absagen. Er lässt sich nicht löschen. Setze Status auf Abgesagt und speichere. Wer informiert wird und wie du einen abgesagten Dienst zurückholst, steht in Entwürfe und Veröffentlichen.

Verfügbarkeitskonflikte#

Solange das Modul Verfügbarkeit an ist, zählt eine Zeile über dem Raster die veröffentlichten Dienste der Woche zu Zeiten, zu denen die Person angegeben hat, dass sie nicht arbeiten kann. Wähle sie, um diese Dienste zu sehen. Wähle Dienst bearbeiten (wenn du diesen Dienst ändern darfst) oder Bleibt bestehen, um ihn zu behalten: Diese Entscheidung wird im Audit-Protokoll festgehalten. Diese Liste gibt es nur im Web.

Auf dem Handy#

Öffne Mehr, dann Dienstplan verwalten. Die Ansicht öffnet sich am heutigen Tag. Tippe auf Woche für die ganze Woche als Liste von Tagen.

• Filtere auf Dienste, die Unbestätigt sind, und gruppiere die Liste nach Personen oder Bereiche.
• Tippe bei einem Tag auf + oder auf den runden Button zum Hinzufügen, um einen Dienst hinzuzufügen. Ein vergangener Tag hat kein +.
• Tippe auf einen Dienst, um ihn zu bearbeiten. Halte ihn gedrückt für Duplizieren und, bei einem Entwurf, Entwurf verwerfen.
• Um einen veröffentlichten Dienst abzusagen, öffne ihn und setze Status auf Abgesagt. Dienste an vergangenen Tagen und abgesagte Dienste lassen sich hier öffnen.
• Auf dem Handy lassen sich Dienste nicht ziehen.

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